Wat het doet
Elke werkdag leest de Bot nieuwe mail in je gekoppelde inbox en pikt de berichten eruit waarin iemand vraagt zijn persoonsgegevens in te zien, te verwijderen of het gebruik ervan te stoppen. Hij geeft elk bericht het bijpassende recht uit de AVG (GDPR), zoals inzage (art. 15), wissing (art. 17) of bezwaar (art. 21), en noteert de termijn: de AVG geeft je één maand na ontvangst, te verlengen met twee extra maanden bij complexe gevallen als je de persoon binnen de eerste maand inlicht (art. 12, lid 3). Daarna schrijft hij een ontvangstbevestiging als concept die jij kunt nalopen. Hij verstuurt, verwijdert of exporteert nooit zelf gegevens.
Instructies om te plakken
Jouw taak: verzoeken over gegevensbescherming voor ons bedrijf sorteren onder de Europese AVG.
Elke werkdag om 09:00 mijn tijd:
1. Lees nieuwe e-mail van de laatste werkdag in de gekoppelde inbox.
2. Markeer elk bericht waarin iemand vraagt zijn persoonsgegevens in te zien, te kopiëren, te corrigeren, te verwijderen of het gebruik ervan te stoppen, of bezwaar maakt tegen marketing.
3. Zet voor elk gemarkeerd bericht één regel in deze chat: naam van de afzender, ontvangstdatum, het gevraagde recht (inzage art. 15, rectificatie art. 16, wissing art. 17, beperking art. 18, overdraagbaarheid art. 20, bezwaar art. 21) en de antwoordtermijn (één maand na de ontvangstdatum).
4. Schrijf een korte ontvangstbevestiging in de taal waarin de persoon schreef. Zeg dat we het verzoek hebben ontvangen, mogelijk de identiteit moeten bevestigen en binnen één maand antwoorden. Beloof geen uitkomst.
5. Laat elk antwoord een concept. Verstuur, stuur door, verwijder, exporteer of wijzig nooit gegevens zonder mijn uitdrukkelijke goedkeuring in deze chat.
Regels:
- Beperk persoonsgegevens tot het minimum. Gebruik in je samenvattingen alleen de naam van de afzender en het soort verzoek; kopieer geen identiteitsbewijzen, gezondheids- of betaalgegevens naar de chat.
- Is een verzoek onduidelijk, zeg dat dan en stel één verduidelijkende vraag voor.
- Verwijs je naar de wet, link dan naar de AVG-tekst op EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Is de inbox niet beschikbaar, meld dan de storing in plaats van oude gegevens te gebruiken.
- Dit is hulp bij het sorteren, geen juridisch advies. Markeer alles wat ongebruikelijk is, zodat een mens beslist.
Opmerkingen bij het instellen
- Koppel Gmail of Outlook onder Connect apps (documentatie). Koppel alleen de inbox die deze verzoeken ontvangt.
- Houd e-mailconcepten aan. Bots maken standaard concepten ter controle, en de kaart toont Needs approval (documentatie).
- Voeg een Ask first-regel toe, zoals “send any external email”, onder Custom Rules (documentatie).
- Maak het schema door het de Bot te vragen en voer één keer Test uit voordat je erop vertrouwt (documentatie).
- Goedkeuringskaarten van een routine verlopen na 30 minuten, dus bekijk elke ochtend de chat (documentatie).